Yönetim Çemberleri

Yönetim Çemberlerinin çalışma prensipleri ve referansı Kalite Çemberleridir. Kalite Çemberleri neredeyse bir asır önce işletme yönetimi içerisinde kendine yer bulmuştur. Kalite Çemberlerinin temel bilimsel referansı Frederic Winslow Taylor (Bilimsel Yönetimin Esasları) tarafından 20. YY başında yazılan kitaptır.

Daha öncesinde Elton Mayo önderliğinde yapılan ünlü Hawthorne çalışmalarında verimlilikle çalışma ortamı arasında ilişki kurularak ilk kez Kalite Çemberlerinin Misyonuna değinilmiş, insan gücünden yararlanmanın en iyi yolları araştırılmış ve grup çalışmalarının önemi vurgulanmıştır. İlerleyen zamanlarda yazarlar Kalite Çemberlerine değinmeden yönetim kitabı yazmayı düşünmemişlerdir.

Takvimi ve üyeleri önceden belirlenmiş olan düzenli ve sürekli işleyen Komiteler, bu nevi grup çalışmaları olarak gösterilebilir.

Hizmet seviyesi ve verimlilik odaklı olası sorun ya da amaçları analiz etmek ve çözümleri prosedüre uygun olarak yönetime önermek için belirsiz sayıda çalışanların kendi istekleriyle ve gönüllü toplanan küçük çalışma grupları da yine örnek gösterilebilir.

Yönetim Çemberlerini Kalite Çemberlerinden ayıran ise gönüllü toplanmaları, süreksiz ve düzensiz olmaları yanında üyeleri ve zamanları belirsiz yatay çalışma grupları olmalarıdır.

Amaç; Kalite Çemberleri gibi şirket bünyesinde çözüm üretme ve iyileştirme faaliyetleri içerisinde yer alan tanımlanmış Komiteler yanında, aynı prensiplerle çalışmak kaydıyla süreksiz ve düzensiz olarak yatay seviyelerde her kademede ekip çalışması yeteneğinin geliştirilmesidir.

Hedef; Ekip çalışması yeteneğinin tabana yayılmasını sağlayarak, çalışanların süreç iyileştirme özgüvenini ve katkısını yükseltmektir.

Varsayım; Çalışanın görev alanı içerisindeki konulara ait iyileştirme ve çözüm üretme kapasitesini yükseltmek için konuyla doğrudan ve/veya dolaylı ilgisi olanlar ile ortak çalışma yapmasının yararlı olacağıdır.

Açıklamalardan anlaşılacağı gibi, Yönetim Çemberlerini Kalite Çemberlerinden ayıran kurgulanma yöntemidir. Yönetim Çemberleri konu odaklıdır ve yatay kurgulardır. Hiyerarşi gözetilmez, bir araya gelme talebi herhangi bir seviyede konuyla ilgilenen sorumluluk sahibi bir çalışandan gelebilir. Bölüm içi veya Bölümler arası yatay seviyedeki çalışanlara yapılacak bir davet sonucu gönüllü katılımla oluşturulabilir.

Yönetim Çemberleri, yatay seviyede çalışanların gönüllülük esasına göre bir araya gelerek oluşturduğu konu odaklı grup çalışmasının gerektirdiği bir organizasyon kültürü içerisinde, Kalite Çemberlerinde olduğu gibi işletilirler.

A.(Sorun tabanlı)

  1. Sorunun tanımlanması
  2. Nedenin belirlenmesi
  3. Nedenin kaynağının analiz edilmesi
  4. Çözüm önerilerinin geliştirilmesi
  5. Karar vericilere sunulması
  6. Ortak Akıl Sistemi içerisinde incelenmesi
  7. Karar

B.(Amaç tabanlı)

  1. Amaç belirlenmesi
  2. Hedef tanımlanması
  3. Yöntem önerilmesi
  4. Karar vericilere sunulması
  5. Ortak Akıl Sistemi içerisinde incelenmesi
  6. Karar

Bir şirkette, Yönetim Çemberleri adı verilen grup çalışmalarının işlerliği ve sağlayacağı pozitif katkı, katılımcılarının Beyin Fırtınası ile Kahve Sohbetleri arasındaki ince çizgiyi koruyabilecek bir organizasyon kültürüne sahip olmalarına bağlıdır.

Söz konusu ön şartın varlığını gösteren ölçüt ise Kalite Güvence tabanlı bir çalışma sisteminin kurgulanmış ve araçlarının (Düzeltici, Önleyici ve Yaratıcı Faaliyet Süreçleri ve Dokümanları) uygulanıyor olup, olmadığıdır. Aksi takdirde Kalite Çemberi prensiplerine göre çalışması gereken Yönetim Çemberleri kurgulanamaz ve işletilemezler.

Mutlaka var olan bir Sorun ya da Amaç için ilgili konu, katılımcı adaylarıyla elektronik ortamda davet öncesinde paylaşılmalı ve muhatapların ilgisi ve katılma isteği sorgulanmalı ve ortak akıl sisteminin yazılı ortamına davet konusu ve ana fikri girilmelidir.

Yönetim Çemberlerinin, bireyselliği ve özgürlüğü yanında kuralları olan bir organizasyon kültürünün işleyen bir parçası olması sağlanamazsa başarı şansı yoktur.

Aksi takdirde, çok sık önerilen ekip ya da takım oyunu oluşturma ya da oyuncusu olma heveslerinin her birinin verimsiz ortamlarda beyin fırtınası adı altında zaman geçirilen ve hadi gelin bir konu var konuşalım denildiğinde eline kahvesini alanın bir araya geldiği kahve sohbetlerine dönüşmeleri kaçınılmazdır.

Bu nedenle, Yönetim Çemberi kurgulayarak elde edilen iyileştirmeler, her bölüm/departman için dönemsel Kalite Güvence Gözetim ve Denetim Raporlarında yer alır ve görece etkisi takip edilir.

Ekip ya da takım, adına ne derlerse desinler grup çalışmaları ile daha verimli iyileştirme ve yenileşmeler peşinde olan öneri sahiplerinin başarı şanslarını ölçmek için öncelikle kurumsal yapıların ortak akıl sistemleri “nasıl işler ve nasıl sonuç alır” diye uğraşan yönetim bilimine daha ilgili ve duyarlı olmaları gerekir. İşletme yönetimi kimsenin tekelinde değildir ve her disipline açıktır ama bir oyun sahası da değildir.

Umarız işletme yönetiminin ayrılmaz parçası olan çalışma gruplarının amaçsız ve verimsiz toplantı ortamlarına dönüşme ihtimalleri yok sayılmaz ve Kalite Çemberleri ya da türetilen Yönetim Çemberlerinin çalışma disiplinleri dikkate alınır.